Interview met Virginie Klunder
Het secretaressevak is de afgelopen jaren flink veranderd. Digitalisering, hybride werken en een verschuiving in verwachtingen binnen bedrijven hebben het beroep een nieuwe dimensie gegeven. Afgelopen week sprak ik met Virginie Klunder over haar inzichten en ervaringen.
Als docent is ze 45 jaar verbonden geweest aan het MBO (ROC van Twente) en heeft ze lessen verzorgd aan de opleiding Management Assistent. Zo heeft ze van dichtbij de ontwikkeling meegemaakt van typemachine tot computer en nu naar de inzet van AI. Na haar pensionering is Virginie toegetreden tot het regioteam Overijssel van de NVDM. De NVDM is de grootste community van support professionals van Nederland. Virginie is dan ook de aangewezen persoon om haar bevindingen rond het imago van het secretaressevak toe te lichten. Op mijn vraag of ze met mij in gesprek wilde, zei ze gelukkig meteen volmondig ja.
De veranderende instroom in het vak
Volgens Virginie is er een duidelijke verandering te zien in de manier waarop studenten het secretaressevak instromen. “Veel jongeren kiezen voor kortstondige klussen en reizen daarna een jaar lang. Dit maakt het moeilijker om een stabiele instroom in de opleidingen te realiseren,” vertelt ze. “Daarnaast merken we dat havisten die het HBO instromen vaak struikelen over de overgang vanuit het voortgezet onderwijs en uiteindelijk via een MBO-opleiding alsnog de juiste basis leggen voor hun carrière.
Het blijft lastig om nieuwe studenten voor de opleiding managementassistent te werven. Hoewel wij al lang weten dat een Support Professional een veelzijdig en hoogwaardig beroep is, blijft het imago een uitdaging. Studenten kiezen liever voor studierichtingen die zij als populairder beschouwen. Het is dus belangrijk om nog meer aandacht te besteden aan goede voorlichting.”
Mocht je later alsnog een HBO-opleiding willen volgen die ondersteunend is aan je functie als secretaresse, dan is de Associate Degree Management bij Windesheim of Saxion een goede mogelijkheid. In twee jaar tijd word je opgeleid tot een waardevolle professional. Virginie heeft zelf mogen helpen bij het ontwikkelen van deze opleiding en ziet dit als een goede aanvulling, zowel voor studenten als voor professionals die al enkele jaren werkzaam zijn in het vak. “Er zijn altijd kansen als je je blijft ontwikkelen.”
De verschuiving in carrièrepaden
Op de vraag of ze kansen ziet om meer impact te maken als professional in dit werkveld geeft
ze aan dat het haar opvalt dat veel secretaresses binnen een organisatie niet de stap maken naar bestuurssecretariaten, terwijl die doorgroeimogelijkheid er wél is. “Sommige professionals kiezen ervoor om een stap terug te doen vanwege een veranderende privésituatie, terwijl anderen simpelweg niet worden gestimuleerd om verder te groeien. Dit is zonde, want er ligt veel potentie binnen bedrijven.”
Ze ziet hier een taak voor bedrijven en bestuurders: “Organisaties moeten beter kijken naar de talenten die ze al in huis hebben. Door medewerkers actief te begeleiden en kansen te bieden, voorkom je dat talent onbenut blijft.”
Hybride werken: zegen of uitdaging?
Hybride werken heeft veel voordelen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. “Er is meer flexibiliteit, maar tegelijkertijd merken we dat dit ook een nieuwe balans vergt,” zegt Virginie. “Werken vanuit huis kan prettig zijn, maar het vraagt ook discipline en een goed samenspel tussen werk en privé. Voor secretaresses is het belangrijk om duidelijk af te bakenen wanneer ze beschikbaar zijn.”
Daarnaast ziet Virginie een toename in virtuele assistenten. “Dit biedt kansen, maar vraagt ook een andere manier van werken. Het zelfstandig vinden en binnenhalen van opdrachten is niet voor iedereen weggelegd.”
De toekomst van het vak: waarde en erkenning
Een van de uitdagingen binnen het secretaressevak is de zichtbaarheid en waardering van het beroep. “Secretaresses zijn vaak bescheiden en zetten zichzelf niet op de voorgrond, terwijl hun rol cruciaal is binnen organisaties,” legt Virginie uit. “Er moet meer aandacht komen voor de impact van dit vak, zowel binnen opleidingen als bij bedrijven zelf.”
Ze benadrukt het belang van netwerken en zichtbaarheid: “LinkedIn is een krachtig platform om jezelf als professional neer te zetten. Maar het onderhouden van dat netwerk is net zo belangrijk. Je kunt niet verwachten dat je er pas gebruik van maakt als je op zoek bent naar een nieuwe baan.”
Advies voor de professional
Voor professionals die zich willen blijven ontwikkelen, heeft Virginie een belangrijke boodschap: “Kijk goed om je heen binnen je organisatie. Waar liggen kansen en hoe kun je jezelf blijven uitdagen? Zoek een richting waar je energie van krijgt, of dat nu HR, marketing of organisatieontwikkeling is.”
Daarnaast moedigt ze secretaresses aan om met elkaar in gesprek te blijven. “Spar met collega’s en blijf je netwerk onderhouden. En misschien wel het belangrijkste: als je niet gewaardeerd wordt, kijk dan verder. Er zijn genoeg bedrijven die jouw talenten wél erkennen en waarderen.
Wees alert en blijf niet hangen in altijd dezelfde taken; denk mee in de organisatie en ontwikkel je. Ontdek waar je blij van wordt. Praat eens met een coach, niet alleen als je vastloopt. Hij/zij verruimt je blikveld. En zet AI-tools in voor efficiëntere communicatie. AI-tools kunnen helpen bij het beheren van e-mails, het opstellen van antwoorden en het organiseren van informatie, waardoor de communicatie soepeler verloopt.
Daarnaast kan AI helpen bij het plannen en coördineren van vergaderingen, het bijhouden van deadlines en het beheren van projecten.
Maar het belangrijkste is dat je je goed blijft voelen en jezelf kunt zijn bij de organisatie waarbij je werkt. Daarbij moet je jezelf wel blijven ontwikkelen, dit kan op allerlei gebieden.”
Met deze inzichten biedt Virginie een waardevolle kijk op het secretaressevak anno nu. Een beroep dat volgens mij altijd van onschatbare waarde blijft binnen organisaties.
