Notuleren lijkt niet zo moeilijk. Je maakt in principe een verslag van wat er wordt gezegd tijdens een vergadering. Het is echter van groot belang dat je objectief de hoofdzaken noteert. Dit is de reden waarom de meeste bedrijven ervoor kiezen een externe notulist in te schakelen bij complexe vergaderingen.
Notulen zijn een bewijs van gemaakte afspraken en ze vormen de basis voor nieuwe actiepunten. Je eigen interpretatie mag niet naar voren komen, ook niet in een samenvatting van je notulen. (Zoals de opmerking ‘functie elders’.)
Enkele richtlijnen om goede notulen te maken zijn:
- Wees volledig, maar houd het beknopt
- Beperk je tot de hoofdzaken en blijf weg van bijzaken
- Blijf objectief, laat je eigen mening niet doorschijnen in het verslag
- Maak een duidelijk onderscheid tussen de verschillende onderdelen van de vergadering.
- Noteer welke actiepunten door wie uitgevoerd moeten worden en maak besluiten makkelijk traceerbaar.
Enkele tips die mij helpen bij het uitwerken van je verslag zijn voor de hand liggend, maar wel heel belangrijk:
Maak direct na de vergadering je verslag, zo voorkom je dat je zaken vergeet. Vanuit je herinnering kun je bepaalde notities noteren zoals ze bedoeld waren. Op papier komen je aantekeningen soms anders over.
Deel je tekst ruimtelijk in. Gebruik witregels en tussenkopjes.
Kies een neutrale formulering, val niet voor de valkuil: “Marietje zegt…..” Maar formuleer de opmerkingen omschrijvend, zodat wel duidelijk wordt wie iets gezegd heeft, maar waak ervoor dat je er een welles-nietes spelletje van maakt.
Stuur je stuk ter controle eerst naar de voorzitter. Controleer wel altijd zijn/haar aanpassingen. Soms is een voorzitter niet objectief over een bepaald onderwerp. En kunnen aanpassingen die aangebracht worden op de overige deelnemers vreemd overkomen. In dat geval is het altijd handig als je je eigen versie bij de hand houdt.
Tot slot raad ik je aan de vergadering altijd op te nemen. Zodat je kunt terughalen of jouw weergave de juiste is geweest bij escalaties.
En vergeet niet: notuleer met plezier, heb je er geen plezier in? Stel dan iemand aan voor de notulen, die dat wel heeft!
